Świadczenie usług wsparcia i rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) przez okres 3 lat

Świadczenie usług wsparcia i rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) przez okres 3 lat

1. Tryb postępowania: przetarg nieograniczony.

2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia i rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) przez okres 3 lat.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zastosowania tzw. "Procedura odwrócona”, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy PZP.

4. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 35 700,00 PLN przed upływem terminu składania ofert.

Siedziba Zamawiającego przy ul. Filtrowej 57, 02-056 Warszawa lub Ośrodek Szkoleniowy NIK Goławice Drugie, 05 – 180 Pomiechówek.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia i rozwoju systemu zarządzania dokumentami i sprawami (ZDiS) przez okres 3 lat, w tym:

1.1 Świadczenie usług wsparcia systemu zarządzania dokumentami i sprawami obejmujące:

1) Świadczenie Asysty.

2) Analizę problemów zgłaszanych przez użytkowników Systemu.

3) Asystę przy określaniu i usuwaniu przyczyn oraz skutków Awarii.

4) Dostarczanie, instalację (po uzyskaniu zgody Zamawiającego) i konfigurację uaktualnień i nowych wersji systemu lub jego komponentów w przypadku zmian i aktualizacji oraz związaną z tym aktualizację dostarczonej dokumentacji i przekazanych kodów źródłowych.

5) Dokonywanie okresowych (nie rzadziej niż co 12 m-cy) przeglądów Systemu poprzez wykonanie co najmniej następujących czynności:

a) weryfikacja poprawności działania oraz optymalizacja konfiguracji wszystkich komponentów wchodzących w skład Systemu (systemy operacyjne, bazy danych, oprogramowania narzędziowe, oprogramowanie Systemu itp.),

b) analiza logów wszystkich komponentów Systemu i podjęcie działań naprawczych w razie potrzeby,

c) aktualizacja (w razie potrzeby i po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego) wersji poszczególnych komponentów wchodzących w skład Systemu.

6) Przeprowadzanie Interwencji na żądanie Zamawiającego.

1.2 Świadczenie, zlecanych przez Zamawiającego, usług rozwoju systemu ZDiS w ramach puli 2100 roboczogodzin, polegających na:

1) wykonaniu zleconych przez Zamawiającego modyfikacji systemu, zarówno programistycznych jak i konfiguracyjnych,

2) realizacji zleconych przez Zamawiającego szkoleń z zakresu użytkowania, obsługi, administracji i rozwoju systemu ZDiS,

3) wykonaniu zleconych przez Zamawiającego prac analitycznych i prac projektowych,

4) realizacji Interwencji zleconych przez Zamawiającego.

1.3 Objęcie gwarancją wykonywanych prac do dnia 6.7.2021 r. (tj. do końca okresu gwarancji posiadanej przez Zamawiającego na cały system ZDiS) zgodnie z warunkami opisanymi w Załączniku nr 1 do SIWZ.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) znajduje się w:

2.1 Załączniku nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

2.2 Załączniku nr 2 do SIWZ – Wzór umowy. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze Umowy wraz z załącznikami.

3. Zamówienia, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 lub 7 ustawy PZP

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 lub 7 ustawy PZP, do wysokości 10 % szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

4. Umowy o pracę osób wykonujących zamówienie

Z uwagi na charakter zamówienia, Zamawiający nie wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących zamówienie w zakresie usług, związanych z realizacją zamówienia.

5. Termin wykonania zamówienia

5.1 Świadczenie usług wsparcia systemu zarządzania dokumentami i sprawami od 6.7.2018 r. do 6.7.2021 r.

5.2 Świadczenie, zlecanych przez Zamawiającego, usług rozwoju systemu ZDiS w ramach puli 2 100 roboczogodzin od 6.7.2018 r. do 6.7.2021 r.

5.3 Objęcie gwarancją wykonywanych prac do dnia 6.7.2021 r.

Przewidywany termin publikacji kolejnego ogłoszenia o zamówieniu: maj 2021 r.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1. nie podlegają wykluczeniu, na podstawie art. 24 ust. 1 oraz ust. 5 pkt 1 ustawy PZP,

2. spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

2) zdolności technicznej lub zawodowej.

Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających

• spełnianie warunków udziału w postępowaniu,

• brak podstaw wykluczenia.

Dokumenty składane wraz z ofertą

1. Do oferty każdy Wykonawca musi dołączyć:

1.1 oświadczenie, aktualne na dzień składania ofert, w zakresie wskazanym poniżej, na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji Europejskiej wydanym na podstawie art. 59 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE oraz art. 80 ust. 3 dyrektywy 2014/25/UE, zwanym dalej również "JEDZ” (Załącznik nr 4 do SIWZ),

Zamawiający informuje, że opracował wzór JEDZ w formie elektronicznej (ESPD).

Szczegółowe informacje znajdują się w SIWZ.

1.2 (opcjonalnie jeżeli dotyczy) zobowiązanie innego podmiotu do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia, o którym mowa w pkt V.3.1 SIWZ (wzór wg Załącznika nr 3 do SIWZ),

Uwaga: W celu prawidłowego sporządzenia oferty należy również wziąć pod uwagę oświadczenia i dokumenty o których mowa w pkt. X.1 SIWZ.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie na formularzu JEDZ, o którym mowa w pkt VI.1 SIWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z tych Wykonawców powyższe wykazuje (każdy podmiot wypełnia i podpisuje odrębny formularz).

3. Inne podmioty udostępniające wykonawcy zasoby

Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia – w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby – warunków udziału w postępowaniu, składa także oświadczenie na formularzu JEDZ, o którym mowa w pkt VI.1 SIWZ, każdego z tych podmiotów odrębnie (każdy podmiot wypełnia i podpisuje odrębny formularz).

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że posiada środki finansowe w wysokości nie mniejszej niż 300 000,00 PLN lub posiada zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 300 000,00 PLN.

Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu.

Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego.

Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych w kwocie nie mniejszej niż 300 000,00 PLN lub zdolność kredytową Wykonawcy w wysokości nie mniejszej niż 300 000,00 PLN, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert.

Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może złożyć dokumentów dotyczących sytuacji finansowej lub ekonomicznej wymaganych przez Zamawiającego, może złożyć inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu.

Szczegółowe informacje znajdują się w SIWZ.

Osoby.

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że dysponuje osobami, które zostaną skierowane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, tj.:

1. Analityk – co najmniej 2 osoby z doświadczeniem w przeprowadzaniu analiz i we wdrażaniu systemu zarządzania dokumentami i sprawami (udział w 2 projektach informatycznych polegających na wdrożeniu lub rozbudowie systemu klasy workflow),

2. Programista – co najmniej 2 osoby z doświadczeniem w programowaniu w języku Java w technologii Java EE, z biegłą znajomością języka SQL, w tym przynajmniej 1 osoba musi mieć wiedzę i doświadczenie z zakresu systemu Office Object, który posiada Zamawiający,

3. Administrator – co najmniej 2 osoby z doświadczeniem w zarządzaniu systemami opartymi na technologii Java EE i bazami danych Oracle, w tym co najmniej 1 osoba musi posiadać certyfikat Oracle Database Administrator Certified Professional dla wersji 10g lub nowszej, i przynajmniej 1 osoba musi mieć wiedzę i doświadczenie z zakresu systemu Office Object, który posiada Zamawiający.

Zdolność zawodowa

Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również należycie wykonuje w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 zamówienia o wartości co najmniej 300 000 PLN brutto każde, polegające na wdrożeniu lub rozbudowie systemu zarządzania dokumentami i sprawami, których:

1. każde zamówienie dotyczyło systemu obsługującego co najmniej 200 zarejestrowanych użytkowników,

2. system oparty był na technologii webowej, działającej w przeglądarce internetowej,

3. system był wykonany w technologii Java Enterprise Edition (Java EE) w wersji 6 lub 7,

4. system wykorzystywał bazę wiedzy zbudowaną w oparciu o standard Topic Maps (ISO/IEC 13250),

5. system był zintegrowany z usługami katalogowymi (Novell eDirectory lub Active Directory),

6. wdrożony lub rozbudowywany system obejmował funkcje związane z:

1) hierarchią uprawnień, gdzie rola w organizacji determinowała uprawnienia,

2) dynamicznym wyznaczaniem wykonawców zadań w procesach, w ramach którego zbiory wykonawców były wyznaczane na podstawie struktury organizacyjnej, ról, stanowisk, kompetencji i innych właściwości użytkowników,

3) obsługą archiwum zakładowego dla spraw prowadzonych elektronicznie, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.1.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

4) integracją z systemem poczty elektronicznej, obejmującą bezpośrednie przyjmowanie listów e-mail jako dokumentów,

5) obsługa elementów infrastruktury PKI w zakresie: podpisywania plików i weryfikacji złożonego podpisu (w formatach: CMS, XAdES, CAdES, PAdES), dodawania znaczników czasu, kontrasygnowania,

6) oznaczaniem dokumentów kodami kreskowymi, generowaniem kodów kreskowych dla dokumentów,

7) obsługa mechanizmów skanowania masowego w zakresie: wsparcia dla skanerów masowych, odbierania rezultatów skanowania przez FTP, e-mail, automatycznego rozpoznawania naklejonych kodów kreskowych, automatycznego podziału plików i dołączania ich do oznakowanych dokumentów,

7. każde z zamówień obejmowało swoim zakresem organizację wielooddziałową, połączoną siecią rozległą (WAN, Internet).

Szczegółowe informacje znajdują się w SIWZ.

Wykaz oświadczeń lub dokumentów, potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu.

Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego.

1. Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, tj. potwierdzający spełnianie warunku udziału w postępowaniu opisanego w sekcji III.1.3) (Osoby), wraz z informacjami na temat ich doświadczenia oraz kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (wzór wg Załącznika nr 5 do SIWZ),

2. Wykaz zamówień wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane (wzór wg Załącznika nr 6 do SIWZ),

Uwaga:

W wykazie zamówień należy wskazać tylko te zamówienia, które potwierdzają spełnianie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w sekcji III.1.3) (Zdolność zawodowa).

3. Załączone do wykazu zamówień dowody określające czy te zamówienia [(sekcja III.1.3) (Zdolność zawodowa)] zostały wykonane lub są wykonywane należycie,

Szczegółowe informacje znajdują się w SIWZ.

Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy wraz z załącznikami - Załącznik nr 2 do SIWZ.

Zamawiający przewiduje zmiany w zawartej umowie, zgodnie z postanowieniami zawartymi w Załączniku nr 2 do SIWZ.

Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

Najwyższa Izba Kontroli, 02–056 Warszawa, ul. Filtrowa 57, pok. nr 3.

Otwarcie ofert jest jawne.

Maj 2021 r.

Wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia

I. Dokumenty składane na wezwanie zamawiającego

1. informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy PZP, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

2. oświadczenie Wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumenty potwierdzające dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności,

3. oświadczenie Wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne,

4. odpis z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy, z uwzględnieniem uwagi, o której mowa poniżej.

Uwaga:

Jeżeli dokumenty i oświadczenia, o których mowa w sekcji III.1.2), III.1.3) i VI.3) pkt I znajdują się w posiadaniu Zamawiającego, Zamawiający będzie z nich korzystał po ich wskazaniu przez Wykonawcę, jeśli są one aktualne.

Jeżeli Zamawiający nie jest w posiadaniu dokumentu, o którym mowa w sekcji VI.3) pkt I.4, Wykonawca składa go na wezwanie Zamawiającego w formie określonej w pkt VI.10 SIWZ lub wskazuje jego dostępność w formie elektronicznej pod określonymi adresami internetowymi ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych. W takim przypadku Zamawiający wskazany dokument pobierze samodzielnie z tych baz danych, na podstawie art. 26 ust. 6 ustawy PZP.

Inne podmioty udostępniające wykonawcy zasoby.

Zamawiający zażąda od Wykonawcy, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy PZP, przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów wymienionych w sekcji VI.3) pkt I.

Podmioty zagraniczne

Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w sekcji VI.3) pkt I.1 i VI.3) pkt I.4, składa dokumenty właściwe w zakresie uregulowanym w § 7 oraz 8 Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26.7.2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1126).

II. Dokumenty składane bez dodatkowego wezwania Zamawiającego.

Grupa kapitałowa

Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy PZP, przekaże Zamawiającemu, bez dodatkowego wezwania, oświadczenie o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (wzór wg Załącznika nr 7 do SIWZ), o której mowa w art. 24 ust. 1 pkt 23 ustawy PZP. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym Wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

III. Przed podpisaniem umowy Wykonawca, zobowiązany jest do:

1. wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o którym mowa w pkt XV SIWZ,

2. dostarczenia Zamawiającemu:

1) pisemnego porozumienia z Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych S.A., które określa sposób realizacji Umowy zapewniający zachowanie posiadanych przez Zamawiającego uprawnień gwarancyjnych na cały system ZDiS, należnych mu od Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A.,

2) kopii poświadczonego za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, ważnego certyfikatu Oracle Database Administrator Certified Professional dla wersji 10g lub nowszej dla osoby/osób wskazanej/ych przez Wykonawcę w wykazie złożonym na wezwanie Zamawiającego, pełniącej rolę Administratora.

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy PZP przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI ustawy PZP jak dla postępowań powyżej kwot określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy PZP.